Ogni azienda dovrebbe conoscere i sistemi di gestione documentale perché possono garantire dei vantaggi notevoli. Questi programmi informatici sostituiscono i metodi classici, andando a semplificare le operazioni. Solitamente in un’azienda abbastanza grande è il reparto di Risorse Umane che si occupa di catalogare i documenti, ma in aziende più piccole può occuparsene direttamente il capo della società. Ma cosa sono esattamente i sistemi gestione documentale e perché sono considerati molto importanti? Andiamo a vedere nello specifico di cosa si tratta.
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Cosa sono i sistemi gestione documentale
Un sistema di gestione documentale è un software utile ad organizzare e condividere i documenti in totale sicurezza. Questi documenti possono essere di qualsiasi tipo e riguardare i dipendenti di un’azienda e i loro dati sensibili. In una società bisogna continuamente gestire la burocrazia e più questa cresce più l’organizzazione sarà difficile. Un software gestionale per i documenti può aiutare qualsiasi attività a lavorare in modo migliore e a guadagnare tempo, così da risparmiare anche sui costi. Il lavoro in questo modo è più efficace e un software garantisce la corretta amministrazione dei documenti, aiutandoci a archiviarli, condividerli, produrli e conservarli.
Perché utilizzare un sistema di gestione documentale
Sono molte le aziende che utilizzano ancora i fogli excel o metodi poco pratici per conservare documenti importanti. Questo può andar bene se si tratta di piccole imprese, ma più una società cresce, più aumenterà il carico di lavoro e i documenti da gestire.
Un sistema di gestione documentale può essere perfetto da utilizzare anche in modalità smart working, perché lo si può inserire in qualsiasi computer. L’importante è scegliere il software migliore per le proprie esigenze, alle volte è necessario contattare un programmatore che lo crei su misura per noi.
Come scegliere un software per la gestione documentale
Non è facile scegliere il giusto sistema di gestione documentale, per questo è importante accertarsi del fatto che soddisfi alcune caratteristiche, di seguito elenchiamo quelle principali.
Funzionalità base: ogni software, per quanto avanzato che sia, deve avere integrate le funzioni più semplici come l’archiviazione e la ricerca dei documenti. Ogni sistema deve garantire la gestione dei flussi documentali, in modo da classificarli affinché possano poi essere utilizzati nel momento dell’occorrenza e conservati adeguatamente.
Conservazione digitale: si tratta del punto più importante della gestione documentale, perché in questo modo sarà possibile mettere al sicuro qualsiasi tipo di informazione. In questo caso i documenti vengono conservati in formato digitale in modo da assegnare ad essi dei codici identificativi. Utilizzando la modalità digitale ci si assicura l’affidabilità, la reperibilità, l’integrità e l’autenticità dei documenti, anche quando quelli cartacei vengono persi o rovinati.
Soluzioni ibride: possono essere su cloud e on-premise, in questo modo otteniamo diversi vantaggi. Per prima cosa evitiamo l’inserimento di hardware o software per l’amministrazione, il sistema sarà continuamente aggiornato e per questo molto performante, l’esperienza utente è intuitiva e semplice.
Abbandonare la carta e passare al digitale
Nonostante molte documentazioni vengano gestite ancora in modalità cartacea, il futuro è sicuramente digitale. Questo vuol dire che, anche se non vogliamo abbandonare del tutto la carta, dobbiamo utilizzare un sistema di gestione documenti come seconda modalità. Ormai ogni passaggio aziendale viene ottimizzato, dalla firma digitale alla fatturazione elettronica. Questo serve a semplificare il processo di lavoro e creando un’archiviazione dei documenti più sicura e affidabile.
Una piattaforma di gestione documentale deve avere delle caratteristiche ben precise per poter funzionare alla perfezione: deve essere potente e scalabile, capace di contenere carichi elevati per quanto riguarda la quantità dei documenti da gestire e dal numero di utenti, affidabile e con un alto livello di sicurezza e infine deve rispettare le normative in atto in Italia.
I sistemi di gestione documentale sono il futuro per le aziende
Le aziende che non prendono in considerazione l’attivazione di un sistema gestionale dei documenti rimangono indietro e non riescono a competere con le altre imprese nel mercato. L’innovazione è importante: chi rimane fermo nelle sue abitudini non riesce a crescere e a modernizzarsi con nuovi modi di operare, più veloci e concreti. Per questo ogni azienda dovrebbe avere un software adatto alle sue esigenze, personalizzato e su misura, in modo da poter integrare tutte le funzionalità più utili per raggiungere gli obiettivi e per un’ottima organizzazione.
