Chi si impegna quotidianamente nell’organizzazione eventi lo sa bene: in un momento storico così particolare come quello che stiamo attraversando a causa della pandemia da Covid-19, alle mostre, fiere e meeting che si svolgevano fisicamente, si sono sostituiti quelli che si svolgono online.
I cosiddetti eventi virtuali hanno piano piano preso il posto degli eventi a cui eravamo abituati fino a poco più di un anno fa.
Ovviamente, in questo caso l’organizzazione eventi deve essere svolta da aziende competenti in grado di pianificare tutti gli aspetti per una corretta riuscita: puoi rivolgerti al team di professionisti di Limitless esperti nel creare eventi che resteranno indelebili nella memoria di chi ne prenderà parte.
Come in tutti gli ambiti, anche per quanto riguarda gli eventi online, vi sono dei vantaggi e svantaggi rispetto a quelli fisici: abbiamo pertanto deciso di fare un po’ chiarezza in merito.
Organizzazione eventi virtuali: come procedere
Nel settore dell’organizzazione eventi è importantissimo non sbagliare; dal modo in cui, infatti, decidiamo di gestirli dipenderà il loro successo.
E il mondo digitale, o virtuale che si voglia dire, non fa di certo eccezione; per fare un buon lavoro conviene porci alcune domande e trovare le relative risposte.
Chiediamoci, innanzitutto, quali sono gli obiettivi che vogliamo raggiungere con l’organizzazione eventi digitali.
Una scelta di questo tipo è perfetta se desideriamo lanciare un nuovo prodotto o annunciare nuovi progetti.
Consideriamo che trattandosi di eventi da seguire “live” non dovranno annoiare chi vi prenderà parte: la durata media attorno a cui dovremmo concentrarci è di una trentina di minuti; in generale, comunque, è sconsigliato superare la durata di un’ora.
I webinar, invece, sono sconsigliati se il nostro obiettivo è quello di relazionarci con il nostro pubblico dal momento che le interazioni, sarebbero così ridotte al minimo.
In base al pubblico cui ci riferiremo, conviene chiedersi se l’evento virtuale cui stiamo pensando sarebbe più apprezzato in versione live o preregistrata.
Molto spesso, infatti, la gente preferisce non essere “vincolata” ad una determinata ora per seguire un evento preferendo, invece, farlo in un secondo momento.
Teniamo in conto il fatto che le dirette permettono, comunque, di interagire con chi ci guarda mentre registrando l’evento e “mandandolo in onda” successivamente questa possibilità sarà completamente esclusa.
Eventi digitali: vantaggi e svantaggi
Cimentarsi nell’organizzazione eventi online significa mettersi a confronto con quelli che sono i vantaggi e gli svantaggi che possono derivarne.
Partiamo con i vantaggi degli eventi virtuali:
- non è necessario tenere in considerazione la distanza geografica tra relatori e pubblico partecipante dal momento che ci si può connettere da ogni parte del mondo;
- chi partecipa potrà risparmiare i costi eventualmente collegati agli spostamenti;
- il numero dei partecipanti può essere di molto superiore a quello previsto per gli eventi di presenza;
- salvaguardia dei budget degli organizzatori dell’evento;
- possibilità di ampliare la visibilità degli eventi in questione;1
- la durata di un evento virtuale è, in genere, minore rispetto ad uno che si svolge nella maniera tradizionale. Il risultato che ne consegue sarà un maggiore velocità e tempi ridotti che, in molti casi, possono essere un grande vantaggio.
Invece, per quanto riguarda gli svantaggi dell’organizzazione eventi virtuali, principalmente se ne distinguono due, che riguardano degli aspetti fondamentali dell’interazione da tener presente:
- mancano completamente i contatti umani ed è impossibile intrattenere relazioni con il proprio pubblico;
- il pubblico può facilmente distrarsi durante la presentazione online e, per gli organizzatori, è praticamente impossibile stabilire con certezza chi sta seguendo e chi, invece, si è distratto.
Di base, comunque, ci pare importante sottolineare come questi svantaggi possano essere facilmente arginati organizzando gli eventi nella maniera migliore possibile permettendo all’evento virtuale di avere successo.
Di certo non si può paragonare un evento digitale ad uno “tradizionale”.
Lo spirito con cui si partecipa non è lo stessi ma, in determinate occasioni, pare praticamente impossibile farne a meno.
