In un mondo che avanza sempre di più verso la digitalizzazione, è importante rimanere al passo con i tempi, e vogliamo trattare uno dei temi più discussi dell’ultimo periodo: digitalizzazione e archiviazione documentale. Possiamo salutare – almeno per il momento, fino alla prossima innovazione – la documentazione cartacea. Ammettiamolo: quanti di noi ormai tengono le scartoffie stipate in ufficio? Ben pochi, soprattutto se si considerano i vantaggi della tecnologia.
Un tempo, ogni azienda o ufficio pubblico aveva certamente il suo archivio cui fare riferimento. Oggi i tempi sono avanzati, e c’è una diversa cultura aziendale, anche rivolta al sostegno del pianeta e a combattere lo spreco di carta. La transizione digitale permette di rendere fruibile il patrimonio storico, artistico e documentario di qualsiasi azienda. L’obiettivo è di affrontare nuove sfide e sfruttare le nuove tecnologie nel modo migliore. Se vuoi approfondire questo servizio e tanti altri, scopri tutto su sgaservice.com.
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Cos’è la digitalizzazione degli archivi
Ci sono vari progetti che permettono di informatizzare il patrimonio di documenti cartacei, programmando delle fasi ben definite. A tal proposito, ovviamente è corretto affidarsi a un’azienda seria, che possa offrire il miglior servizio, sicuro e protetto anche sul lungo periodo. La gestione documentale prevede ormai sempre di più il passaggio dal cartaceo al digitale.
Ovviamente il processo in questione si chiama dematerializzazione documentale: è sinonimo di digitalizzazione documenti, e in poche parole si riferisce alla conservazione sostitutiva. Una copia cartacea, dunque, viene trasformata in digitale, senza comunque perderne il valore.
Il passaggio dal cartaceo al digitale è ormai in atto, sebbene richieda delle competenze specifiche. Un processo che sta riguardando sempre di più le aziende e che è un vero e proprio punto di riferimento per la conservazione dei documenti e per l’abbattimento dello spreco di carta.
Quali sono i documenti più adatti da digitalizzare?
I documenti cartacei possono essere archiviati in modo digitale, ma quali sono i migliori o più adatti a tale processo? Sicuramente troviamo il libro degli inventari, così come il registro degli acquisti o corrispettivi, o ancora delle fatture emesse. Va bene anche il libro giornale, così come le dichiarazioni fiscali, o ancora i documenti di trasporto, lo stato patrimoniale o i fascicoli del personale. Insomma, possiamo digitalizzare qualsiasi documento e renderlo fruibile e accessibile con un semplice clic: riusciamo a immaginare qualcosa di meglio?
Come si digitalizzano i documenti?
Archiviare i documenti con SgaService è possibile. Una rivoluzione che ormai è già in atto e che comunque libera lo spazio nel tuo ufficio, non solo in termini materiali, ma anche dai dispositivi presenti. Rende ovviamente al contempo molto più accessibili i dati: digitalizzare in modo totale o in parte l’archivio è possibile mediante l’indicizzazione secondo i criteri che si sceglieranno.
Sga Service offre un servizio comunque immediato: la digitalizzazione della mole di documenti avviene grazie all’implementazione di sistemi GED interni ed esterni, con dematerializzazione permanente. Ovviamente, si crea anche una cartella digitale, un servizio flessibile e sicuro.
Digitalizzazione e archiviazione documentale: caratteristiche
La gestione elettronica documentale è fondamentale per l’ufficio, ormai. L’efficacia del sistema GED presenta anche dei vantaggi e delle caratteristiche molto interessanti. Per esempio, è utile per abbattere i costi e i tempi di spedizione dei documenti, o ancora per fermare la produzione di carta archiviata, sostenendo l’ambiente.
Pensiamo anche nel complesso alla facilità di accedere ai documenti in qualsiasi momento: l’accesso ai dati sfruttando i dispositivi informatici più comuni, come i nostri PC, è possibile. Nel complesso, si va anche a rendere molto più ordinato l’ufficio: la trasformazione digitale serve a questo e a tanto altro.
La sicurezza dell’archiviazione documentale
Un aspetto che ovviamente non va sottovalutato è proprio la sicurezza che deriva dall’archiviazione documentale. Sga Service offre il massimo dei servizi: antincendio, antintrusione, incluso un piano di Disaster Recovery Policies. Non manca proprio nulla per tenere al sicuro i tuoi documenti.
